第一章 总则

第一条 为规范学校采购行为，加强廉政建设，提高采购工作效率及资金使用效益，从而为教学、科研工作的顺利进行提供保障。结合学校实际，制定本办法。

第二条 凡纳入学校预算管理资金所进行的非工程类资产采购活动，均适用本办法。

第三条 采购活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用原则。

第二章 工作程序

第四条 学校负责对采购活动统一管理。资产管理处负责采购活动的执行和实施。

第五条 资产管理处负责采购执行工作，其主要职责为：

（一）贯彻执行国家及地方采购与招投标的法律法规；

（二）拟订学校有关采购管理的规章制度；

（三）进行市场调研、收集采购资料，建立采购档案；

（四）组织实施采购项目；

（五）按规定发布采购信息、收发和保存采购资料；

（六）拟订并报批采购合同，按规定备案；

（七）负责组建学校“评标小组”和“供应商信息库”；

（八）负责采购的验收入库及设备建账工作；

（九）负责处理采购工作的有关质疑，协助处理采购工作有关投诉；

（十）负责采购信息统计工作，负责采购文件资料的整理和立卷归档；

（十一）完成学校交办的其他工作。

第六条 财务处作为采购资金管理部门，具体职责：

（一）负责汇总编制全校采购预算或申请追加预算，并按规定报批；

（二）监督采购预算的执行情况；

（三）根据招标文件、合同及相关管理规章制度审核后办理收、付款事宜。

第七条 采购项目的使用部门主要职责：

（一）编写采购申请报告或填写申购单，标注预算编码及单品最高限价，并按流程完成审批手续；

（二）对拟购置产品的性能、规格、型号、技术参数等提出具体要求，提出购置申请并附科学详细的论证报告、建设方案，报学校批准；

（三）参与采购活动（开标及合同审批流程签字）；

（四）协助资产管理处编制招标文书；

（五）对所购置物资设备进行收货、验货，负责安装、施工过程监督管理；

（六）协助资产管理处做好物资设备登记、入账、验收工作；

（七）负责设备保管、维护和使用等工作。

第三章 采购方式及适用范围

第八条 学校采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购、网上竞价等方式。单批次采购总额5万元以上的应采取招标方式采购，非因突发事件、紧急任务等特殊情况，必须按符合规定的采购方式执行。因突发事件、紧急任务等特殊情况（包括设备突然损坏影响正常教学、生活、工作需要抢修的，自然灾害抢险需要物资、设备，迎接检查时间紧迫的，学校因工作需要临时安排的紧急需求物资等）不能按规定的采购方式执行时，需要报分管校领导和分管董事审批。

第九条 公开招标和邀请招标采购

（一）公开招标采购是指学校以招标公告的方式，接受三家以上供应商参与投标的采购方式；

（二）邀请招标采购是指学校以招标邀请书的方式，邀请三家及三家以上供应商参与投标的采购方式。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。

第十条 竞争性谈判采购是指直接邀请三家及三家以上的供应商，就采购中的实质性内容进行谈判的采购方式。竞争性谈判的适用条件为：

（一）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；

（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；

（三）非采购人预见或拖延造成招标采购所需时间不能满足用户紧急需要的；

（四）因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。

第十一条 询价采购是指采购的货物规格标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的项目；或对一年内重复购买的物资设备可与供应商协商，参照上次购买的物资设备性能、质量、价格等情况，直接确定供应商的采购方式。询价的适用条件为：

（一）采购的货物规格、标准统一；

（二）货源充足且价格变化幅度比较小；

（三）采购金额小，时间短。

第十二条 单一来源采购是指向某一特定供应商直接购买产品的采购方式。单一来源采购的适用条件为：

（一）只能从唯一供应商处采购的。是指因货物或者服务使用不可替代的专利、专有技术，或者公共服务项目具有特殊要求，导致只能从某一特定供应商处采购；

（二）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；

（三）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，添购总额不超过原合同采购金额10%的。

第十三条 网上竞价是指通过学校网上采购平台发布采购信息，注册供应商在规定时间内进行在线报价，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。

第四章 采购预算及采购计划

第十四条 各部门应对将要发生的采购活动进行中长期规划，完整、明确、科学、合规确定采购需求，根据调研情况、资产配置标准、价格测算等提前编制下一年度采购预算。

第十五条 采购预算编制办法和步骤依据学校预算管理制度执行，跟随年度部门预算和校内预算同步编制和提交。预算编制应全面完整，编制前应进行充分的市场调查，力求准确。预算须实事求是，要以采购内容为基础进行测算，不能以概算代替预算。预算中需明晰采购项目名称、资金来源、金额、采购类别（工程、货物、服务）、采购主要内容等。

第十六条 未编制采购预算的项目，原则上不得安排采购。

第十七条 各部门应根据批准的采购预算编制部门年度采购计划（年度采购计划中应明确需求时间节点）交资产管理处，每年一月份资产管理处汇总并进行优化调整，制定全校年度采购计划。

第十八条 各部门根据年度采购计划和实际工作的需要，每月1-25日各部门提交次月采购计划，26日（节假日顺延）资产管理处汇总制定次月月度采购计划。

第十九条 采购实施前，各部门应根据所提交的采购计划填写采购申请报告或采购申请单（须标注预算编码及采购单价最高限额、完成时间），并完成审批手续交资产管理处。资产管理处应对使用部门提出的采购申请报告进行审核（如：采购单价最高限额与市场价是否匹配、采购标的配置是否合理），资产管理处若有异议需与使用部门沟通并留痕，若双方经沟通后仍存在争议，可以以使用部门的意见为准。

第二十条 采购申请提交时间：学校所在地有现货供应的物资应提前7天以上，需外地调货物资应提前15天以上，需按订单生产的标准产品应提前30天以上（与供货商沟通生产周期确定），定制开发生产个性化产品应提前90天以上（与供货商沟通开发生产周期确定），采购物资需通过招标方式采购的，在上述时间之外还应增加不少于30天的招标流程时间。需求部门因紧急突发事项导致未在规定时间内提前提交采购申请的，需要报分管校领导审批。资产管理处每季度结束后，汇总本季度未按规定时间提交采购申请的需求清单，于本季度结束后15个工作日内反馈到分管董事以评估合理性。

第五章采购执行程序

第二十一条 采用公开招标或邀请招标采购方式的，应按下列程序进行：

（一）提出采购申请（包括采购项目建设方案、物资详细清单、规格型号、参数、完成时间等，归口领导审批意见）；

（二）编制招标文件；

（三）学校官网刊登招标公告或发出招标邀请；

（四）接收投标，组织开标；

（五）成立评标小组评标；

（六）组织开标确定供应商，同时向供应商发出中标通知书。

第二十二条 采用竞争性谈判采购方式的，应按下列程序进行：

（一）提出采购申请（包括采购项目建设方案、物资详细清单、规格型号、参数、完成时间等，归口领导审批意见）；

（二）准备谈判资料。谈判资料应当包括谈判程序、谈判内容、评定成交的标准、产品质量要求、合同草案主要条款等内容；

（三）确定邀请参加谈判的供应商名单；

（四）组织谈判。谈判小组所有成员集中与供应商分别进行谈判，谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商，在规定的时间内进行最后报价；

（五）确定供应商。

第二十三条 采用询价采购方式的，应按下列程序进行：

（一）提出采购申请（包括采购项目建设方案、物资详细清单、规格型号、参数、完成时间等，归口领导审批意见）；

（二）制作询价函；

（三）发布询价公告征集供应商，参加询价且符合资格条件的供应商不得少于三家；

（四）询价小组根据询价函，要求供应商一次报出不可更改的价格，并根据符合采购需求、质量和服务相当且报价最低的原则确定成交供应商；

（五）确定供应商。

第二十四条 采用单一来源采购方式的，应按下列程序进行：

（一）提出采购申请（包括采购项目建设方案、物资详细清单、规格型号、参数、完成时间、单一来源判定理由等，归口领导审批意见）；

（二）拟定合同条款及技术附件，对供应商的资信、财务状况、技术、服务和市场价格进行审查，并就合同条款进行谈判，凡属原购物资设备的添置供货和原合同的补充订货，如无特殊情形，原则上应执行原合同的相关约定；

（三）确定供应商。

第二十五条 采用网上竞价采购方式，应按下列程序进行：

（一）提出采购申请（包括采购项目建设方案、物资详细清单、规格型号、参数、完成时间等，归口领导审批意见）；

（二）采购人员在学校网上采购平台发布采购信息；

（三）供应商登录采购平台注册并在线报价；

（四）采购小组各级成员登录平台查看报价结果，确定供应商。

第二十六条 若中标单位不是以最低价中标，评标报告中应予以说明原因。

第六章采购合同的签订

第二十七条 以学校名义开展采购活动，单项合同估算价达到1万元以上的采购项目必须签订采购合同。采购合同签订的程序和要求按学校合同管理制度执行。

第二十八条 在确定供应商后，资产管理处需拟定合同，填报合同会审单，经相关部门、财务处、法务、学校校长批准后执行。合同金额需与中标金额保持一致，如不一致，需提交书面情况说明并报分管校领导审批。

第二十九条 采购合同履行中，需求部门需追加合同标的的，或变更原采购标的参数的，需提交追加采购申请并完善审批手续（与原审批手续一致），按以下情况处理：

（一）需求部门追加与合同标的相同的货物（2年内），若原合同非通过招标签订：在不改变合同其他条款，且变更金额不超过30%（含30%）且不超过5万元的情况下，可按合同单价据实结算；若变更金额超过30%（不含30%）或超过5万元，则需进行招标。若原合同通过招标签订：在不改变合同其他条款，且变更金额不超过30%（含30%）的情况下，可按合同单价据实结算；若变更金额超过30%（不含30%）但不超过100%，需签订补充协议；若超过100%，则需进行招标。

（二）需求部门追加与合同标的不同的货物（2年内），且追加的合同标的与原合同标的有配套关系的，在资产管理处和使用部门共同论证追加货物价格后，可以直接签订补充协议；

（三）需求部门追加与合同标的不同的货物（2年内），且追加的合同标的与原合同标的无配套关系的，追加金额后总金额不超过5万元的，在资产管理处和使用部门共同论证追加货物价格后，可以直接签订补充协议。追加后总金额超过5万元的，需要重新招标。

第三十条 资产管理处负责合同档案的登记、归档、保管工作，同时提交一份合同给财务处备案存档。

第七章 采购验收及付款

第三十一条 采购物资到货后，由采购人员会同物资管理员、资产管理员、使用部门办理货物验收、入库登记、领用登记等相关手续。

第三十二条 无需安装调试的货物，相关人员在送货单、入库单、领用单签字即表示验收合格。需安装调试的货物，在货物到货后，由资产管理处采购人员、资产管理人员会同使用部门共同清点，初次验收合格后方可安装，安装调试结束后，应提供验收报告，相关人员签字确认。

第三十三条 验收不合格物资，退回供货商进行退换货处理。

第三十四条 只有验收合格物资才能支付货款。

第三十五条 有预付款或进度款的项目，资产管理处采购人员根据合同约定办理付款申请手续，财务处审核合格后付款。

第三十六条 采购项目验收完成后，采购部门应在三天内将相关资料移交财务处进行账务处理。供货商出具合格发票后，资产管理处采购人员附上相关凭据办理付款申请手续，由财务处审核合格后根据合同支付。

第三十七条 资产管理处负责对每项采购活动的采购文件进行归档管理、保存，保存期限不得少于15年。保存资料可为纸质正本，若有电子扫描件，则无需纸质正本。

第八章采购的监督及违规处理

第三十八条 学校采购工作人员（资产管理处经办人员、资产管理处签字领导）、评标专家、监督人员有下列行为之一的，中标、成交无效，出现违规情况按学校纪律处分的有关规定处理，构成犯罪的移交司法机关处理：

（一）违反公开、公平、公正原则的；

（二）与投标人或者供应商恶意串通，损害学校或者他人合法利益的；

（三）开标前泄露标底的（限价招标的除外）；

（四）在采购过程中接受贿赂或者获取其他变相不正当利益的；

（五）在采购资料中故意隐瞒事实真相，不如实反映招标、评标和采购工作情况的；

（六）违反学校采购制度或者采购工作程序的；

（七）因重大失误给学校造成严重经济损失的；

（八）在有关部门实施的监督检查中向其提供虚假情况的。

第三十九条 投标人或供应商有下列行为之一的，列入不良记录名单，两年内不得参加学校的采购活动：

（一）提供虚假材料谋取中标、成交的；

（二）采取不正当手段诋毁、排挤其他投标人或供应商的；

（三）与其他投标人或供应商恶意串通，扰乱采购工作正常秩序的；

（四）向学校采购工作人员行贿或者提供其他不正当利益的；

（五）拒绝接受学校有关部门监督检查或者向其提供虚假信息的；

（六）所供产品或者售后服务质量不符合要求，给使用或管理造成不良影响的。投标人或供应商有上列1至5项行为之一的，中标、成交无效。

第九章 附则

第四十条 本办法自发布之日起开始实施，由资产管理处负责解释。